Dokumentum rögzítés
Digitalizálja dokumentumait egyszerűen
A dokumentumok digitalizálása – egy papíralapú dokumentum szkennelésének vagy rögzítésének folyamata annak érdekében, hogy digitális tárhelyre kerüljön – minden szervezet célja. Ez lehet a régi dokumentumok digitális formátumba történő átalakítása, vagy az újonnan beérkezett papírok rögzítése és a munkafolyamathoz való hozzáadása. Mindkettőhöz szükség van egy "minden egyben" irodai nyomtatóra és egy dokumentumrögzítő szoftverre a dokumentumok munkafolyamatainak zökkenőmentes működéséhez.
Míg a dokumentumok beszkenneléséhez "minden egyben" nyomtatókra vagy fénymásolókra van szükség dedikált szkennerrel, a dokumentumrögzítő szoftver is elengedhetetlen. Gondoskodik arról, hogy dokumentumait biztonságosan és hatékonyan tárolják, megosszák és kezeljék – és feldolgozzák a munkafolyamatokon keresztül.
Irány: a digitalizálás
Legyen szó számlák beolvasásáról vagy a digitális postaszolgálat automatizálásáról, a papírról a bájtra való váltás időigényes feladat lehet. A dokumentumokat be kell szkennelni, el kell nevezni, iktatni, indexelni, megosztani és tárolni – a lista folytatódik. A dokumentumrögzítő szoftverrel azonban az egész folyamatot automatizálhatja, így időt és pénzt takaríthat meg.
A teljesen nyomon követhető, könnyen kereshető és hatékonyan elosztott dokumentumrögzítés lehetővé tételével élvezheti a dokumentumok munkafolyamatait, amelyek minimalizálják a kézi feladatokra pazarolt időt, és növelik a termelékenységet.
Ráadásul azáltal, hogy minden dokumentumról teljes ellenőrzési nyomvonalat hoz létre, amelyet egy többfunkciós nyomtatón keresztül rögzít, a dokumentumrögzítő szoftver azt jelenti, hogy szervezete megfelelő ellenőrzési nyomvonalat hoz létre.
Automatikus indexelés és tartalomelemzés
Nem számít, milyen csúcstechnológiás az Ön vállalkozása, emberi hiba mindig lehetséges. A dokumentumrögzítő szoftver gondoskodik arról, hogy a hibák ne fajuljanak komoly problémákká – ha egy dokumentum eltűnik, pontosan tudni fogja, hol találja meg.
A metacímkék és a dokumentumok tartalmának beolvasásával a dokumentumrögzítő szoftver okosan indexeli a dokumentumokat a gyors visszakeresés érdekében. Az útválasztási lehetőségekkel pedig pontosan oda küldheti digitális dokumentumait, ahol szükség van rájuk. A számlaszkennelés és az adatrögzítés azt jelenti, hogy még a bizalmas dokumentumokat is el lehet küldeni azoknak a csapatoknak, akiknek leginkább szükségük van rájuk – és biztonságosan menthetők jelszóval védett PDF-ként.
Az Ön készülékeihez tervezve
Nem csak a kiválasztott részlegek profitálhatnak a dokumentumkezelési szkennelésből: az egész iroda beilleszthető a munkafolyamataiba.
Ráadásul a kiváló minőségű szkennelések készítésének és megosztásának megbízható módszerével csökkentheti a papírfelhasználást, hogy nagyobb költséghatékonyságot és környezeti fenntarthatóságot érjen el.
Fedezze fel dokumentumrögzítő szoftver kínálatunkat
Ismerje meg, hogyan maximalizálhatja a termelékenységet, és hogyan érhet el pozitív változást vállalkozásában.