Dokumentumkezelési szolgáltatások
Vegye át az irányítást adatai felett
Minden információ csak akkor hasznos, ha biztonságosan hozzáférhet – amikor szüksége van rá. És erről szól a dokumentumkezelés vagy az elektronikus dokumentumkezelés (EDM). A dokumentumok lehető leggyorsabb és leghatékonyabb digitális rögzítésére, tárolására, kezelésére, nyomon követésére és visszakeresésére szolgáló rendszerek és folyamatok.
Ez nem új koncepció, a dokumentumkezelő rendszerek már évek óta léteznek. De mivel a nap mint nap keletkező információ mennyisége elképesztő szintet - 2020-ban napi 2,5 kvintimillió bájtot* - ér el, valamint a hibrid munkakörnyezetben szükséges információkhoz való hozzáférés még soha nem volt ennyire fontos.
A vállalkozások nap mint nap szerződéseket, számlákat, ajánlatokat és sok más dokumentumot készítenek digitális és nyomtatott formátumban egyaránt, amelyek mindegyike alapvető fontosságú a működésükhöz. Azonban ezeknek az információknak nagy része személyes rendszerekben, iratszekrényekben vagy osztályok „adatsilóiban” vannak elrejtve, így nehéz lehet hozzájuk férni, és potenciális értékük nagy része egyszerűen elveszik.
* “2020 Data Never Sleeps 8.0” Domo Inc. tanulmánya .
A hatékony dokumentumkezelési megoldások lehetővé teszik:
- A dokumentumok rögzítését és rendszerezését – bármilyen forrásból, például e-mailből, nyomtatóból, fénymásolóból vagy irodai rendszerből származó információ digitálisan rögzíthető, besorolható és biztonságosan tárolható legyen.
- A hozzáférés szabályozását és az átláthatóság növelését – megfelelő szabályokat lehet alkalmazni annak biztosítására, hogy csak a megfelelő emberek férhessenek hozzá a megfelelő információhoz a megfelelő időben.
- A kollaboráció növelését és egyszerűsítését – mindenki megoszthatja és áttekintheti ugyanazokat a dokumentumokat, így mindig a legújabb, legfrissebb verzió érhető el.
- Konzisztens dokumentum-infrastruktúra fenntartását – így az információk megoszthatók más rendszerekkel, például ERP-vel, CRM-mel és pénzügyi alkalmazásokkal.
- Biztonságosabban kezelheti az információkat – a dokumentumok központilag ellenőrizhetők és védhetők az illetéktelen hozzáféréstől.
- A megfelelőség biztosítása – az ellenőrzési nyomvonalak és a digitális aláírási eszközök segítenek a szabályozási megfelelés biztosításában.
Dokumentumok döntésekké alakítása
A Sharp dokumentum- és nyomtatáskezelési portfóliójának részeként a munkafolyamat-megoldásaink a manuális, ismétlődő feladatok egyszerűsítésével segítik a csapat tagjait a hatékonyság növelésében. Lehetővé teszik a dokumentumok rögzítését és a munkafolyamat elindítását, amellyel közvetlenül és biztonságosan elküldheti azokat annak a személynek, alkalmazásnak vagy üzleti funkciónak, akinek szüksége van rájuk.
A felhőben vagy a saját szerverein dokumentumkezelő szoftverünk az üzleti szempontból kritikus információkat is elérhetővé teszi a felhatalmazott alkalmazottak számára bármikor, bárhol, szinte bármilyen eszközről, beleértve a telefonokat és a táblagépeket is.
A termelékenység javítása és a költségek ellenőrzése
Biztonságos dokumentumkezelési és munkafolyamat-megoldásaink segítségével digitálisan rögzítheti, biztonságosan tárolhatja és megoszthatja egyre több üzleti információját:
- Hatékonyabban dolgozhat – egyszerűsíti az üzleti folyamatokat, csökkenti a hibákat és lehetővé teszi a dokumentumokhoz való gyors hozzáférést.
- Csökkenti a költségeket – gyorsabban hajtja végre a feladatokat, csökkenti a nyomtatási mennyiséget és minimalizálja a papír archiválási területét.
- Javítja az ellenőrzési és megfelelőségi folyamatokat – egyértelmű nyomon követhetőség és minden fontos dokumentum gyorsabb visszakeresése.
- Fokozza a dokumentumok biztonságát – biztosítva, hogy csak az arra jogosult személyek férhessenek hozzá az információkhoz.
- Fedezzen fel új horizontokat és bevételi lehetőségeket – az adatok hatékonyabb megosztásával és konszolidációjával.
- Jobb ügyfélélményt biztosít – a fontos információk gyors lekérésével a kérdések kezelése során.
Ismerje meg termék- és szolgáltatás kínálatunkat
Válasszon az alábbi lehetőségek közül
