Dokumentumkezelés
Vegye át az irányítást dokumentumai felett
Semmi sem akadályozza jobban a termelékenységet, mint az, hogy az alkalmazottak nem találják meg a keresett dokumentumokat. Sajnos a mai digitális világban ez mindennapos. A dokumentumokat gyakran számos környezetben készítik és tárolják: papíron, laptopon, USB-meghajtón, e-mailben, felhőben… a lista folytatódik.
Mindezt nyomon követhető dokumentumkezelő rendszer nélkül – a papír mennyisége napról napra növekszik és változik – a szervezetek könnyen elveszíthetik a nyomot: az adatbiztonság veszélyben van, az alkalmazottak frusztráltnak érzik magukat, és általános a szervezetlenség érzése.
Szerencsére a dokumentumkezelő szoftver megmenti a helyzetet.
Hogyan működik ez?
A kisvállalkozások dokumentumkezelő rendszerei visszaadják a hatalmat az Ön kezébe, segítve Önt, hogy kézben tartsa a dokumentumokat, miközben csökkenti a papírtól való függőségét.
A Dokumentumkezelés leegyszerűsíti a munkafolyamatokat – legyen szó számítógépes fájlról vagy a "minden egyben" nyomtatóról feltöltött dokumentumról. Biztonságosan rögzítheti, tárolhatja, kezelheti, megoszthatja, kinyomtathatja és visszakeresheti üzleti dokumentumait.
Még sok minden más...
Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek azonban túlmutatnak a dokumentumok helyének meghatározásán és tárolásán. Ahogy a neve is mutatja, páratlan dokumentumkezelési képességeket biztosítanak.
- Átláthatóság és ellenőrzés: Ön dönti el, hogy mely alkalmazottak milyen dokumentumokhoz férhetnek hozzá, a dokumentumok érzékenysége és alkalmazottai jogosultsági szintje alapján.
- Termelékenység: A jogosult felhasználók mindenhez hozzáférhetnek, amire szükségük van, és bármikor – bármilyen eszközről is dolgoznak.
- Verziófelügyelet: egy dokumentumkezelő rendszer biztosítja, hogy az emberek a dokumentum legújabb iterációjától dolgozzanak – lehetőség van a változtatások visszaállítására és a korábbi verzióra való visszatérésre is, ha szükséges.
- Együttműködés: A dokumentumrögzítés használatával több csapattag megoszthatja és elérheti ugyanazt a dokumentumot, és valós időben dolgozhat rajta akár különböző eszközökről is. Ez rendkívül fontos az együttműködés megkönnyítéséhez a távmunka világában, ahol a csapattagok nem mindig ugyanabban az irodában tartózkodnak.
Mik az előnyök?
A dokumentumkezelő szoftver számos előnnyel rendelkezik bármilyen méretű vállalkozásról is van szó, többek között:
Továbbfejlesztett dokumentumbiztonság és megfelelőség
Azzal, hogy tudja, hol találhatók dokumentumai – és milyen adatokat tartalmaznak – csökkenti a véletlen adatvesztés valószínűségét. A dokumentumkezelés azt is lehetővé teszi, hogy szabályozza, ki férhet hozzá dokumentumaihoz.
Fokozott termelékenység:
A dokumentumok egységesítése megkönnyíti az alkalmazottak számára, hogy megtalálják, amire szükségük van, együttműködjenek egymással és elvégezzék munkájukat.
Alacsonyabb költségek
A szoftver csökkenti a nyomtatási igényt az elektronikus dokumentumok online rögzítésével. Ez hozzájárulhat a költségek csökkentéséhez és a hatékonyság növeléséhez.
Fedezze fel dokumentumkezelő szoftver kínálatunkat
Ismerje meg, hogyan maximalizálhatja a termelékenységet, és hogyan érhet el pozitív változást vállalkozásában.